¿Qué características debe tener un buen programa de facturación?

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En términos generales, una factura es un documento mercantil (ya sea físico o digital) que refleja y avala un proceso de compra-venta de un bien o de la prestación de un servicio.  Sirve como comprobante de la transacción para las partes involucradas, y además contiene la información contable para el registro de ingresos y gastos y las declaraciones fiscales correspondientes tanto del proveedor como del consumidor.

Originalmente las facturas eran hechas de forma manual que debían ser completadas con los datos de cada intercambio comercial. Esta forma de facturar, requería tiempo e implicaba un significativo gasto de materiales, siendo necesario además un espacio físico para su conservación y manejo. Aunque la facturación manual hoy en día es poco frecuente, aún hay lugares en los cuales sigue siendo una opción, ya sea por limitaciones económicas o tecnológicas.

A principios de los 2000 se empezó a desarrollar y aplicar lo que hoy día se conoce como factura electrónica. Se trata de un documento digital de carácter fiscal, que, al igual que las facturas físicas, contiene los datos de la transacción comercial, pero está respaldado por una firma electrónica, lo cual proporciona autenticidad y seguridad.

Es así como la emisión de la factura ha evolucionado con el tiempo, adaptándose a los procesos de digitalización. Para llevar a cabo una adecuada contabilidad y el registro pertinente de las facturas de la empresa, tanto manuales como electrónicas, se han desarrollado los softwares de facturación. Gracias a ellos es posible manejar una gran cantidad de facturas de manera sencilla, proporcionando eficiencia.

Actualmente son numerosas y diversas las ofertas de programas de facturación disponibles en el mercado. Aunque el programa de facturación adecuado para cada tipo de empresa dependerá de las características de la misma, existen una serie de factores que se consideran básicos y que, por tanto, hay que tener en cuenta a la hora de elegir el más adecuado. En este artículo queremos contarte cuáles son. ¡Sigue leyendo!

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Características de un buen programa de facturación

A la hora de seleccionar un programa de facturación para nuestra empresa o para el ejercicio de nuestra profesión, es importante evaluar las opciones que se nos presentan, ponderando los beneficios de cada uno, comparando sus funcionalidades, y teniendo claras cuáles son nuestras necesidades. 

Así, algunas características esenciales que debería tener un buen programa de facturación son:

Seguridad de los datos

Se trata de uno de los aspectos más relevantes de cualquier software de facturación. Es importante hacer uso de las copias de seguridad para poder contar siempre con un respaldo de las facturas. Lo ideal sería un software que permita configurar y programar dichas copias de forma sencilla, o incluso, que la propia plataforma realice diariamente de estas copias de seguridad de las cuales se pueda disponer en caso de extravío.

Además, la seguridad es fundamental para los casos de programas online, ya que toda la información de la empresa a nivel contable y financiero se encontrará en los servidores, de manera que conviene asegurarse que la aplicación seleccionada se encuentre alojada en servidores https, y cuente con sistemas de seguridad antihackeo, antimalware, etc.

Funcionalidad y facilidad de uso

Más allá del aspecto gráfico del programa, es importante que el manejo del mismo sea sencillo e intuitivo, es decir, que no sean necesarios conocimientos especializados en informática para lograr la emisión de una factura y que se pueda gestionar de una forma ágil. La idea es que el programa se adapte a la empresa para satisfacer las necesidades de gestión de la misma y no tener que hacer adaptaciones para poder usar el programa. 

Disponibilidad de manuales y tutoriales

A la hora de buscar un software de facturación que se pueda aprovechar al máximo y sume un valor agregado a la empresa, siempre resulta conveniente que el mismo incluya manuales escritos y tutoriales audiovisuales para conocer en detalle su uso, lo cual también será muy útil para la formación de los integrantes del equipo encargado del proceso de facturación.

Posibilidad de integrar funcionalidades y Sistemas de Gestión

Se trata de una de las funciones de un buen software de facturación más importantes. Estos programas deben proporcionarnos la oportunidad de integrar otros sistemas y aplicaciones de la empresa. En este aspecto es evidente la ventaja que ofrecen los softwares de facturación online, ya que permiten el enlace con una mayor cantidad de programas y aplicaciones. Así por ejemplo se pueden integrar al Sistema de Gestión de Clientes o CRM, a un sistema de cobro por tarjeta, a otros programas contables y fiscales, etc. Cuanta mayor integración, menos costes se generarán y mayor eficiencia lograremos en nuestro negocio.

Automatización de tareas

Es posible automatizar ciertas tareas que, de ser realizadas de forma manual, podrían llevar mucho tiempo. En estos casos, los softwares de facturación ayudan a realizarlas de manera automática para que los empleados puedan dedicarse a otras tareas que requieren mayor concentración.

Migración de datos y gestión de Informes

Es importante que el programa permita de forma sencilla tanto la exportación como la importación de datos para facilitar los procesos de intercambio y análisis de datos entre los departamentos de la empresa, así como con los sistemas integrados.

Otro aspecto a considerar, es la posibilidad de obtener informes actualizados en tiempo real, lo cual brinda una ventaja a la hora de tomar decisiones financieras y contables.

Alojar la Información en la Nube

Aunque la realidad de cada empresa es única, hay que tener en cuenta que cuando el acceso al programa de facturación se puede realizar de forma remota, con una conexión a Internet y las claves correspondientes, se optimiza la utilidad del mismo. Por ello, estos programas se encuentran alojados en la nube, permitiendo su uso desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, pues la información se encuentra centralizada en una misma plataforma.

Soporte Técnico

Aun cuando el equipo de trabajo encargado de la facturación cuente con experiencia para el óptimo manejo del programa, siempre habrá ocasiones en las que sea necesario recurrir al soporte técnico. Por tanto, es importante que el servicio de asistencia trabaje de forma profesional, tenga una respuesta rápida y ofrezca toda la ayuda necesaria para garantizar que cualquier eventualidad no sea un problema para la empresa.

Escalabilidad

Un buen programa de facturación debe tener la capacidad de adaptarse si un negocio crece, por lo que lo ideal es que el software pueda ajustarse en número de usuarios, número de cuentas de clientes, etc.

En conclusión, cada empresa debe partir de su realidad actual a la hora de evaluar las opciones para la implementación de un programa de facturación, teniendo en cuenta que éste debe adaptarse a la compañía y su estructura y no a la inversa. Además, un buen programa de facturación no debería exigir más recursos de los disponibles ni significar gastos exorbitantes o cambios radicales en las operaciones. Softwares de facturación como Cloud Gestion ERP cuentan con todas estas características y un amplio abanico de funcionalidades que te ayudarán a gestionar de manera eficiente los documentos de la facturación de tu empresa.

Redacción

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