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La importancia de los CRM en la organización de eventos

Para cualquier empresa o negocio, un evento es una oportunidad única para atraer a  clientes potenciales y actuales. Con el fin de que eso suceda debemos planificarlo de la manera correcta y dirigir la atención de cada participante según sus necesidades. Además, después del acontecimiento es necesario sacar un informe con los resultados del mismo que nos permita conocer cuáles han sido los puntos fuertes y débiles y así mejorar en próximos eventos. 

La mejor manera de conseguir nuestros objetivos y garantizar que todo se desarrolle correctamente, es utilizar un software de Gestión de Relaciones con el Cliente, conocido por sus siglas en inglés como CRM por Customer Relationship Management. Con él podremos, además de centralizar la información relevante del evento, obtener todo lo que necesitamos de manera rápida y sencilla. Pero esto no es todo. Con él, podemos llevar a cabo muchas otras acciones que nos permitirán hacer de nuestro evento un acontecimiento extraordinario.

Por eso, hoy queremos hacer ver el valor y la importancia de un CRM en la organización de eventos.

¿Por qué destinar presupuesto en eventos?

Debemos tener en cuenta que un evento hoy en día puede ser cualquier cosa. Su objetivo principal es compartir actividades comunes entre los asistentes a través del desarrollo de acciones en ámbitos culturales, académicos, empresariales, industriales e incluso personales. Además de este objetivo general, cada evento tiene otros más específicos. Algunos ejemplos pueden consistir en la presentación de un producto, el lanzamiento de una campaña o la transmisión de conocimientos. De ahí que sea una de las estrategias comunicativas con mejor retorno para las empresas privadas  y los organismos públicos. 

¿Qué es un CRM?

Un CRM es un software o aplicación que acumula y almacena toda la información generada por la interacción entre una empresa y sus clientes o relacionados. Su objetivo es optimizar las relaciones con esos clientes o relacionados en los diferentes puntos en los que estos hacen contacto con la empresa. 

Toda la información que recoge es usada para preparar estadísticas, segmentar, y realizar proyecciones acerca del comportamiento del cliente. Aunque inicialmente fue adoptado por los departamentos de ventas, actualmente se usa en muchas otras áreas. Además del beneficio que obtiene cada una en concreto, ahora se sabe que las ventas exitosas requieren una participación efectiva de todos los departamentos de una empresa, algo que posibilita un CRM. 

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El uso de un CRM en las fases de un evento

Si observamos cualquier evento, podremos distinguir cuatro fases claramente diferenciadas. En cada una de ellas es posible usar un CRM con un propósito distinto para optimizar su planificación:

Determinación de los asistentes o invitados

Para confeccionar la lista de posibles asistentes y organizar el evento, es necesario establecer quiénes podrían estar interesados. Para conocer ese número, un CRM que haya acumulado información sobre ellos resultará muy útil. Ese interés puede haber sido manifestado de manera directa a través de comunicaciones previas con la empresa a través de un formulario, chat, e-mail, e incluso, personalmente. 

También puede reunir estos datos de manera indirecta al tener en cuenta las condiciones objetivas de un determinado segmento y que coincidan con la finalidad del evento, como pueden ser la edad, el sexo, la ocupación, hobies, formación académica, gustos, experiencia profesional, clase social, y muchos más. 

Invitaciones

El tipo de mensaje que contenga la invitación estará determinado, en primer lugar, el tipo de evento. En segundo lugar, por el tipo de invitado. Si ya se han seleccionado estas dos variables, el mensaje deberá prepararse adecuadamente en función de cada segmento. 

Si se trata de un evento al que asistirá un gran número de personas, el mensaje de invitación deberá contener elementos y un diseño acorde con los principales segmentos. Por su parte, si se trata de eventos más reducidos o privados, las invitaciones podrán personalizarse más fácilmente, ya que se podrán utilizar como una especie de “gancho” a través del cual se presenta la actividad o tema a tratar para que llame la atención del potencial asistente. Esto se puede realizar fácilmente con un CRM, ya que nos permitirá segmentar a nuestros clientes en función de los criterios que establezcamos.

Además, las invitaciones podrán realizarse vía chat, e-mail e incluso a través de llamadas telefónicas desde el propio CRM, lo cual permite que la creación del evento sea más eficaz.

El desarrollo

El evento en sí mismo es la ocasión perfecta para aplicar todo el conocimiento obtenido con los datos del CRM, los cuales se han podido ampliar aún más con las respuestas o feedback de los posibles asistentes. En base a todo ello se prepara el contenido que complementará el tema principal del evento. 

El propio evento es otra oportunidad para seguir recopilando información. Esto se puede hacer mediante pequeñas encuestas, el registro de participantes, la evaluación del comportamiento y muchas otras reacciones de los asistentes. Si durante el acontecimiento se ofrecieran productos o servicios para la venta, las estrategias deberán estar orientadas a satisfacer las necesidades del público asistente, tanto de manera general como particular. 

Cierre y retención 

El cierre del evento es crucial para ver los frutos del esfuerzo de la organización. Para ello se debe comenzar por actualizar la base de datos del CRM con toda la información obtenida en las distintas fases. Una vez hecho eso, es el momento de tomar acciones que contribuyan a fidelizar a los asistentes y analizar a través de la elaboración de estadísticas, informes y nuevas proyecciones que ayuden en el proceso de conocer los puntos fuertes y débiles del acontecimiento para poder mejorar en el futuro. Con un CRM, cualquier área de la organización podrá acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Adicionalmente, si el objetivo del evento era mostrar algún producto en concreto, es el momento de evaluar cuál es la posición de los potenciales compradores en el funnel de ventas. 

Debido a las grandes posibilidades de recopilar información de los clientes y el público en general, un evento no debería desarrollarse sin el uso de un CRM. Aunque en el mercado existen muchas herramientas para extraer información, estos softwares en concreto son capaces de unificar todos los resultados para que el acontecimiento se desarrolle con éxito.