¿Cómo puede ayudar a tu empresa un software de facturación?

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El comercio es tan antiguo como la sociedad misma, y solo llegamos a saber aquello que ha tenido lugar a partir de la historia escrita, desde que se utilizaba el trueque como sistema de intercambio. A finales del período neolítico, la humanidad descubrió la agricultura, llegando las comunidades a caer en la cuenta de que podían intercambiar por otros bienes las cosechas excedentes. Finalmente entraron en este escenario de intercambio de bienes las monedas, que han tenido una larga evolución, tanto de forma como de fondo. Desde los huesos y piezas de arcilla hasta las pequeñas monedas que usamos hoy en día. 

Ahora bien, como todas las relaciones sociales, el intercambio comercial de bienes y servicios por monedas, al multiplicarse, se ha ido complejizando e institucionalizando. E igualmente, como la mayoría de las relaciones sociales, se ha formalizado y documentado, llegando a ser parte integrante del proceso de compraventa la emisión de una factura como documento verificador de la transacción y sus características básicas.

La tarea de gestionar estos documentos es sencilla si contamos con algunos de ellos, pero cuando una empresa realiza un gran número de transacciones, la complejidad aumenta y es más complicado mantener un control, especialmente si hablamos de facturas físicas. Por eso, gracias a los avances en nuevas tecnologías, ha sido posible desarrollar herramientas como los softwares de facturación, que permiten agrupar y realizar distintas acciones automáticamente a través de Internet y gestionar de manera sencilla estos documentos..

En este post te contamos qué es un software de facturación y los múltiples beneficios que puede aportar a tu empresa.

¿Qué es un software de facturación?

Cuando hablamos de un software de facturación nos referimos a un programa o aplicación informática que permite centralizar los datos de facturación de una empresa en una misma plataforma, tratándolos de forma sistemática. Estos sistemas simplifican y facilitan las tareas contables de cualquier negocio.

De esta forma, se han convertido en la actualidad en un elemento imprescindible para cualquier empresa, ya que permiten la automatización de ciertas tareas que ya no tienen por qué ser realizadas manualmente por los empleados. Sin embargo, aunque es cierto que ayudan a incrementar la eficiencia, no debemos pensar que estas herramientas sustituyen a los contables, ya que sigue siendo necesaria una persona que interprete ciertos datos en el software.

Tipos de facturas

Hasta hace algunos años, las facturas sólo eran emitidas de forma manual, en formularios preimpresos, que debían ser completados con los datos de cada compra, y contaban con un formato de duplicado (original y copia), que permitía al vendedor entregar un ejemplar al comprador y guardar el otro para sí mismo. Este sistema, además de requerir mucho tiempo, implicaba un gasto de materiales (papel y tinta), requería un espacio físico o archivo para su conservación y manejo de las facturas emitidas, limitaba su disponibilidad a dicho espacio, y resultaba especialmente complejo al momento de hacer uso de las facturas para los procesos contables, ya que había que examinar y valorar una gran cantidad de material. Aunque hoy en día siguen siendo muy utilizadas, lo cierto es que muchas empresas han optado por el siguiente tipo de factura.

Con la revolución tecnológica los procesos de facturación vieron la luz, y aproximadamente entre los años 2000 y 2005 se empezó a desarrollar y aplicar lo que hoy día la mayoría conocemos como factura electrónica, que es un documento digital de carácter fiscal que contiene de los datos de la transacción comercial, y que en muchas ocasiones se encuentra respaldado por una firma electrónica basada en infraestructura de clave pública.

Estas facturas electrónicas a través de softwares de facturación online que funcionan desde servidores encriptados, y ofrecen la ventaja que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y cualquier dispositivo con Internet, con un usuario y clave privada. 

Otro aspecto relevante de las facturas electrónicas es que pueden ser emitidas en formato PDF, lo cual garantiza que los datos del documento no puedan ser alterados después de haber sido emitido; o en formato XML, que facilita el envío de los datos y es un formato legible por cualquier dispositivo. En ambos formatos se requiere usar la firma electrónica para la emisión de la factura.

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ERP y software de facturación

Algunos programas de facturación también son conocidos como ERP (del inglés Enterprise Resource Planning), que significa Planificación de Recursos Empresariales. 

Ahora bien, el término ERP, puede ser aplicado en sentido amplio para referirse a la gestión integrada tecnológica de los principales procesos comerciales de la empresa, a través de un software que controla y coordina los recursos productivos (manejo de efectivo, materias primas, capacidad de producción, cadena de producción), y el estado de los procesos comerciales (pedidos, despachos, órdenes de compra y nómina). En sentido estricto, existen los programas de facturación con funciones de ERP, que integran todos los pasos relacionados con la elaboración, registro, envío y cobro de las facturas, con otros procesos comerciales y contables de la empresa, como el cálculo de impuestos y otras responsabilidades fiscales.

Ventajas de un software de facturación

Hoy en día prácticamente ya no se requiere explicar las múltiples ventajas que trae consigo la digitalización de los procesos en una empresa, ya que es evidente que la implementación de los avances tecnológicos en cualquier proceso comercial optimiza el uso del tiempo, colabora con la organización y coordinación de los procesos, reduce gastos y en general mejora el funcionamiento de la empresa.

Y si nos referimos específicamente a las ventajas de implementar un software de facturación en la empresa, podemos decir que incluyen:

  • Sistematización del proceso de facturación y reducción de los tiempos de gestión, sumando eficiencia y eficacia a los procesos empresariales.
  • Oportunidad y agilidad en la información, tanto en la ubicación como en la recepción y envío.
  • Aceleración del proceso comercial, incluyendo el cobro.
  • Facilidades en la generación de informes, gracias al uso correcto del Big data.
  • Facilidades en los procesos de auditoría interna o externa.
  • Mejoras en los procesos contables (contabilidad electrónica automatizada), rendiciones de cuentas, cálculos y declaraciones fiscales de impuestos.
  • Agilidad en la toma de decisiones financieras, al facilitar el acceso a la información.
  • Reduce las posibilidades de errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento de las facturas.
  • Disminución de costes subyacentes, como impresión y envío, además de reducir el impacto en el medio ambiente. 
  • Mejoras en el almacenamiento de los documentos, ya que solo se requiere imprimir las facturas si es necesario entregarlas en físico. De lo contrario pueden mantenerse en digital en una misma plataforma.
  • Mejoras en la seguridad del sistema de facturación, disminuyendo la probabilidad de falsificación (gracias a la firma electrónica, que otorga a la factura autenticidad, garantiza la integridad de la misma, y ofrece confidencialidad).

En general, seas autónomo, PYME o una gran empresa, el uso de un software de facturación contribuye a la modernización de la economía de la empresa, facilitando las relaciones comerciales con clientes y proveedores, y abriendo nuevas puertas para ampliar las actividades comerciales desarrolladas.

Redacción

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