¿Por qué necesita una PYME un software de gestión?

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PYME es el acrónimo de Pequeña y Mediana Empresa, y se trata de toda micro, pequeña y mediana empresa legalmente constituida, y que por tanto, puede desarrollarse comercialmente.

Muchas PYMEs nacen a partir de proyectos familiares que, en la gran mayoría de los casos, cuentan con un capital inicial reducido, por lo que un adecuado manejo de recursos, y un registro contable detallado es indispensable para el éxito.

Actualmente, las PYMEs han llegado a constituirse como pilares fundamentales de la economía de muchos países, poniendo de manifiesto una realidad en las estructuras económico productivas contemporáneas a nivel mundial, al observarse cada vez más la existencia de grandes empresas y conglomerados económicos en convivencia con pequeñas y medianas empresas, que se dedican a actividades cada vez más diversas, en la medida del surgimiento de las necesidades de consumo, reduciendo gradualmente los monopolios que limitaban las opciones del individuo que requiere un bien o servicio. En este sentido, aunque la gestión de una PYME suele ser algo menos compleja que la de una gran empresa, es muy importante asegurarnos de que contamos con los planes, técnicas y herramientas adecuadas para un óptimo manejo de los recursos y el alcance de los objetivos planteados.

En un mundo donde los cambios y avances sociales, económicos y especialmente tecnológicos están a la orden del día, se ha convertido en fundamental la denominada “especialización flexible”. Este término hace referencia a la capacidad necesaria en una empresa para responder de forma adecuada y oportuna a los cambios en el mercado. En este sentido las PYMEs han demostrado ser las organizaciones productivas más capaces de adaptarse a los cambios necesarios, pero como cualquier otro tipo de empresa, requieren de una organización adecuada, para lo cual lo más recomendable es la implementación de un software de gestión adecuado.

En este artículo te contamos los principales motivos por los que una PYME necesita un software de gestión, cuáles son los distintos tipos entre los que puedes elegir y cuál es el más recomendable.

Principales tipos de software de gestión

Vayamos de lo general a lo particular. En primer lugar, un software de gestión se trata de una herramienta de servicio que consolida la operación de todas las áreas del negocio para alinearlas con los objetivos de la empresa. Permite controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas, incluyendo el proceso de recopilación, organización y análisis de la información comercial de interacción con los clientes. Se utiliza para determinar las estrategias comerciales más adecuadas y maximizar los resultados, reduciendo los gastos e incrementando las ventas.

Entre los principales tipos de software de gestión que se pueden encontrar actualmente, tenemos:

  • Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning). Proporcionan un soporte completo e integral a la gestión empresarial, enlazando y  determinando multitud de procesos para facilitar el flujo de datos entre ellos. Se puede decir que coordina todos los sistemas y softwares específicos en la empresa, sistematizando actividades diarias como la facturación,  las adquisiciones, gestión de proyectos, producción…
  • Gestión de Relaciones con los Clientes o CRM (Customer Relationship Management). Orientado a dar soporte a los procesos relacionados con la gestión comercial y la relación con los clientes. En algunos casos se pueden encontrar los sistemas CRM de forma integrada a un sistema ERP, abarcando funcionalidades más amplias.
  • Sistemas de Gestión de Almacenes. Enfocado a actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes. Los sistemas ERP en general cubren esta función.
  • Sistemas de Gestión Documental o DMS (Data Management System). Creados para gestionar una gran cantidad de información. Suelen rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.
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¿Cuál es el software de gestión necesario para una PYME?

En cuanto a software de gestión necesario para una PYME, el control y la coordinación de los recursos productivos, resulta fundamental para la optimización de una PYME. Dentro de dicho control, la facturación es esencial, ya que nos permite conocer los gastos e ingresos generados por dichos activos. Así, un software de facturación es quizás uno de los elementos más fundamentales para una Pequeña y Mediana Empresa.

Los softwares de facturación pueden ir desde sistemas online u offline que solamente automatizan y facilitan el proceso de emisión de facturas, hasta los programas de facturación con funciones de ERP, que combinan todos los pasos relacionados con la elaboración, registro, envío y cobro de las facturas con otros procesos comerciales y contables de la empresa, como son el cálculo de impuestos y otras responsabilidades fiscales, el inventario de producción comercializada y en existencia, etc.

Dada la necesidad que existe actualmente de impulsar los procesos de digitalización empresarial, la transformación de los procesos de facturación actualmente ha pasado a ser incluso un requerimiento legal en muchos países. Así, un software de facturación ya no constituye una simple ventaja competitiva, sino una necesidad. Por tanto, lo realmente importante es escoger la herramienta adecuada para la PYME en función de la actividad desarrollada, y de acuerdo con los objetivos de crecimiento planteados.

Para obtener un buen software de facturación, a la hora de elegir se recomienda considerar algunos aspectos como son: adecuación a la legislación vigente, seguridad de datos, funcionalidad y facilidad de uso, disponibilidad de manuales y tutoriales, posibilidad de integrar nuevas funcionalidades…

Ahora bien, habiendo logrado seleccionar un software de facturación adecuado, cualquier PYME podrá evidenciar las ventajas de implementar el mismo, entre las cuales pueden llegar a contarse:

  • Registro de la cantidad facturada con el fin de mantener el control de los límites financieros establecidos para las PYMEs.
  • Reducción de los tiempos de gestión, sumando eficiencia y eficacia a los procesos administrativos.
  • Agilidad en la información, tanto en la ubicación, como en la recepción y envío.
  • Aceleración del proceso comercial, incluyendo el cobro de la propia factura.
  • Optimización de los procesos de auditoría interna o externa.
  • Agilidad en la toma de decisiones financieras, al facilitar el acceso a la información y la generación de informes.
  • Reducción las posibilidades de errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento de las facturas.
  • Disminución de costes subyacentes, como son la impresión y envío de las facturas, con el beneficio de, además, reducir el impacto en el medio ambiente. 
  • Mejoras en el almacenamiento de los documentos, ya que solo se requiere imprimir las facturas, si es necesario. De lo contrario pueden mantenerse en digital.
  • Optimización de la seguridad del proceso de facturación, disminuyendo la probabilidad de falsificación (gracias a la firma electrónica, que otorga a la factura autenticidad, garantiza la integridad de la misma, y ofrece confidencialidad), dificultando el fraude y brindando múltiples opciones para el resguardo de los documentos.

Después de esto, la pregunta deja de ser si conviene o no la obtención e implementación de un software de gestión, y más específicamente un software de facturación para tu PYME, ya que la única respuesta a este planteamiento es que sí. Conviene y además es necesario. Ahora solo hay que concentrarse en elegir el software más adecuado, en base a la estructura actual de la empresa y las proyecciones de crecimiento que se tengan.

Redacción

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