¿Por qué es importante tener un software de gestión en tu empresa?

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A raíz de la crisis generada por el Covid-19, muchas empresas han encontrado en el comercio electrónico una forma de continuar con su actividad durante los numerosos confinamientos que se han ido sucediendo en el último año. Ahora bien, también se resisten a dejar atrás la tradicional forma de vender en un establecimiento físico, ya que es cierto que los clientes aún prefieren acudir a las tiendas físicas para verificar que el producto verdaderamente se adapta a sus necesidades.

El hecho de llevar a cabo la combinación entre la venta a través de una tienda online y una física, suscita una doble problemática: por un lado, es necesario gestionar adecuadamente los canales de comunicación externos e internos; y por otro, la compleja administración del negocio. Precisamente, debido al incremento en las operaciones que llevamos a cabo a través de ambos medios y de los distintos canales de comunicación disponibles, necesitamos tener un sistema que nos permita automatizar ciertos procesos y que nos ayude a mantener la información centralizada en una única plataforma. 

La solución más adecuada en estos casos pasa por contar con un software de gestión que se adapte a las necesidades de tu negocio y que te permita incrementar la productividad en tu empresa. Pero además de esto, este sistema puede traer otros beneficios. 

Hoy queremos contarte por qué es importante contar con un software de gestión en tu empresa y qué debes tener en cuenta para elegir el mejor.

¿Qué es un software de gestión?

Cuando hablamos de un software de gestión nos referimos a un sistema informático compuesto por diversas herramientas que permiten la automatización de determinados procesos. Estos sistemas individualmente se utilizan para la administración de un negocio, pero en conjunto suponen la simplificación de los procesos empresariales.

Así, como decíamos anteriormente, se configura como un elemento imprescindible en cualquier compañía, sea que lleve a cabo su actividad a través de Internet o en un establecimiento físico. Con ella podemos simplificar desde tareas diarias como la facturación, control de la liquidez, recuento de inventario… y obtener informes que nos permitan replantear nuestros objetivos.

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Ejemplos de software de gestión

Debido a la gran cantidad de operaciones que se pueden automatizar con estos sistemas, podemos encontrar diferentes tipos de software de gestión en función de su uso. Así, algunos ejemplos son:

  • ERO o Planificación de Recursos Empresariales: se trata del soporte más completo para la empresa, ya que coordina todos los sistemas de la empresa, proporcionando un soporte completo e integral y facilitando el flujo de datos entre todas las herramientas de gestión de la empresa.
  • Sistemas de Gestión de Almacenes: normalmente, los ERP ya cubren esta función, pero también existen aplicaciones específicas para esta tarea. Básicamente, cubren el proceso de revisión del stock disponible en los almacenes y de todas las acciones relacionadas con este área.
  • CRM o software de Gestión de Relaciones con los Clientes: junto con los ERP es uno de los más conocidos. Se orienta a dar soporte a los procesos relacionados con la actividad comercial y los clientes. Como resto de software de gestión permiten la conexión con otras herramientas y aplicaciones, abarcando de esta manera funcionalidades más amplias.
  • Sistemas de Gestión de Datos (DMS): están pensados para rastrear, almacenar y gestionar una gran cantidad de información obtenida a través de diferentes medios, como por ejemplo, documentos electrónicos o imágenes en papel.
  • Software TPV: en ocasiones, especialmente cuando hablamos de una tienda online, la cantidad de pagos y los procesos asociados a ellos que se gestionan son muy grandes. Así, con este tipo de sistemas es posible realizar, entre otras acciones, la creación de tickets de venta, cobros de forma rápida y sencilla, editar precios, tramitar devoluciones, resúmenes de las operaciones diarias… 

Existen algunos software de gestión que son más completos que otros y combinan varias funciones, y de esta manera, varios tipos de aplicaciones, lo cual trae consigo una gran cantidad de ventajas, pero también es posible contar con cada uno de ellos individualmente. 

Ventajas de un software de gestión

Independientemente del tipo de software con el que contemos en nuestra empresa, los beneficios de tenerlo son amplios. Por eso, con él, cualquier empresa podrá:

  • Mejorar la productividad de tu empresa: debido a que los software de gestión permiten automatizar ciertas tareas diarias que pueden resultar repetitivas e improductivas si se realizan a mano, los empleados pueden centrarse en realizar otras actividades que generen mayor valor para la empresa. 
  • Reducir el número de errores: en el momento de generar ciertos documentos, como por ejemplo, una factura, siempre se pueden producir pequeños errores. Con un software de gestión, esta probabilidad disminuye, ya que los datos quedarán recogidos de manera exacta en él. Así, contaremos con la certeza de que la información que queda reflejada es correcta.
  • Generar informes que faciliten la toma de decisiones: estos sistemas recopilan los datos y la actividad de los diferentes departamentos de la compañía para después generar un informe acerca del rendimiento y otros aspectos que puedan ser interesantes para nosotros. De esta forma, en el momento en el que se deba tomar una decisión en la empresa, se hará en función de datos fiables y completos.
  • Incrementar la seguridad de los procesos: en el caso por ejemplo de la facturación, siempre es mucho más fácil que se produzcan falsificaciones. Con un software de gestión, este problema desaparece gracias a la incorporación de elementos como la firma electrónica.
  • Disminuir costes: con estas herramientas, la carga de los procesos de gestión es mucho menor, y con ella, también desaparece la necesidad de invertir en ciertos materiales, lo cual trae una disminución significativa en los costes asociados.
  • Proveer acceso a cualquier empleado a la información: al centralizar la información en una misma plataforma y funcionar a través de Internet, los empleados pueden acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, independientemente del lugar en el que se encuentren.
  • Permite la integración con otras herramientas: una de las principales características de estos softwares es que se pueden conectar con otros sistemas de la empresa. De esta forma se garantiza la eficiencia y se agilizan los procesos.

¿Cómo elegir el mejor software de gestión para tu empresa?

A la hora de elegir cuál puede ser el software de gestión ideal para tu negocio, lo primero que debes tener en cuenta son las necesidades y características de tu empresa. No todos los sistemas ofrecen las mismas prestaciones ni tienen las mismas características. Por eso, antes de tomar una decisión, es importante que tengas en cuenta lo siguiente:

  • Ayuda y soporte: es importante que obtengas información acerca de la disponibilidad que tendrán para ti, ya que se pueden producir fallos que es necesario solventar rápidamente. Así, si la compañía pone a tu disposición alguna prestación como un sistema de tickets para resolver tus dudas rápidamente, probablemente debas decantarte por ella.
  • Personalización: como decíamos anteriormente, las necesidades y características de tu empresa son fundamentales a la hora de tomar una decisión. De esta forma, un software que se adapte a las necesidades de cada cliente y las particularidades de su negocio, será el mejor para tu empresa.
  • Implicación: la experiencia que obtengas a la hora de instalar y configurar tu software es fundamental, ya que determinará tu experiencia futura. Así, una empresa que ponga a disposición manuales de usuario o videotutoriales y que además se encarguen de la instalación y configuración del mismo es clave para tomar una decisión.

Empresas como Ilastec tienen en cuenta que lo más importante es la satisfacción de sus clientes. Por eso, su software se adapta a las necesidades de tu empresa, y además cuentan con todas las particularidades que acabamos de mencionar en su servicio de atención al cliente, convirtiéndolo en el mejor software de gestión para tu empresa. Ya se trate de una tienda online, una PYME, una franquicia o un autónomo, ponen a tu disposición su software de gestión, que es sencillo de manejar, ágil, seguro y robusto para que tu empresas y tus empleados sean lo más importante.

Redacción

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