¿Cómo comenzar a trabajar desde un espacio de coworking?

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Uno de los principales aspectos a tener en cuenta cuando una persona decide emprender el camino para constituir una empresa o dedicarse al ejercicio de una profesión, es sin duda todo lo relacionado con la infraestructura para el proyecto, desde el espacio físico hasta los elementos requeridos como maquinarias, equipos, instrumentos y artículos de oficinas. 

Éste, además de ser un aspecto determinante, ha sido hasta hace poco uno de los que requería mayor inversión desde el punto de vista económico, ya que implicaba la necesidad de tener, comprar o por lo menos alquilar un espacio físico que debía ser habilitado y equipado con todo lo necesario para poner en funcionamiento la empresa o ejercer la actividad profesional.

Afortunadamente, junto con los avances tecnológicos y organizativos que en las últimas décadas han impulsado el nacimiento y desarrollo de las empresas han nacido también prácticas como el coworking, que han impulsado la creación de espacios de trabajo colaborativo con otras personas.

¿Qué es el coworking?

La palabra coworking significa en inglés “trabajo colaborativo”, y se refiere al hecho de trabajar con varias personas en un mismo espacio u oficina, compartiendo recursos y capacidades. Es decir, es un estilo de trabajo que involucra un ambiente compartido, entre profesionales o trabajadores de diferentes empresas y sectores, lo cual les permite el uso común de infraestructuras, equipos y elementos del propio espacio, y compartir los gastos básicos.

Actualmente los espacios coworking son ofrecidos a profesionales de distintas áreas que generalmente trabajan de forma independiente o que están lanzando su propia empresa, permitiéndoles compartir el espacio de trabajo al mismo que tiempo que fomentan la cooperación laboral y los vínculos sociales.

Los contratos que ofrecen los distintos espacios de coworking van desde el alquiler de un escritorio por horas (algo ideal para emprendedores y profesionales independientes) hasta el alquiler de una oficina privada, despacho o sala de reunión. Como se ha mencionado se pueden alquilar espacios por horas, por día, o se pueden llegar incluso a hacer acuerdos semanales, mensuales y hasta anuales, según la necesidad.

Un espacio coworking en general suele componerse de 4 áreas principales

  • La zona de trabajo abierta, también denominada hotdesk o freedom, donde se encuentran mesas amplias compartidas con el resto de coworkers y un ambiente distendido.
  • Una zona privada, con escritorios personales y un ambiente más tranquilo.
  • Salas de reuniones.
  • Y las zonas comunes, que pueden incluir una cocina, cafetería, terraza u otras zonas de descanso.
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En este sentido, si somos autónomos, freelancers o emprendedores, y requerimos un espacio físico para usar como oficina pero no podemos o no estamos dispuestos en principio a adquirir o alquilar un espacio completo, los espacios coworking son la opción adecuada. 

Ahora bien, escoger el espacio y las condiciones apropiadas en cada caso, formalizar el acuerdo con el espacio e iniciar el uso del mismo debe ser un proceso consciente, para el cual debemos tomar en cuenta ciertos aspectos, entre lo que se pueden mencionar:

  • Ubicación del espacio. Ciertamente lo primero que se tiene que hacer es evaluar las opciones de lugar de coworking que hay en nuestra zona, para lo cual se debe determinar pensar en si queremos que el espacio se ubique cerca del domicilio personal, o por el contrario cerca del área comercial o profesional en donde desarrollamos nuestra actividad. Así por ejemplo un espacio coworking para un abogado, idealmente estaría ubicado cerca de los juzgados, y un espacio coworking para un escritor puede resultar más conveniente cerca de su domicilio.
  • Ámbito de acción. Ya que una de las principales ventajas que ofrecen los espacios coworking, aparte de de los evidentes beneficios económicos y organizacionales, es la de crear un entorno y una comunidad de coworkers, donde se fomentan las colaboraciones y la creatividad. Es importante al empezar a trabajar en un espacio coworking escoger uno en el cual podamos coincidir con otros profesionales o emprendedores con actividades afines. La mayoría de estos lugares mantienen una línea de actividades definida, lo cual es conveniente tener en cuenta al momento de elegir.
  • Informarse en detalle de todas las herramientas que ofrece el espacio. Dependiendo de la profesión o actividad que nos ocupa, algunas herramientas nos resultarán indispensables y otras no. Partiendo de la base de los equipos propios con los que contamos y aquellos que necesitaremos (ordenador, teléfonos, fotocopiadoras, impresoras…), es muy importante saber desde el principio qué es lo que nos ofrece el espacio que escogemos. Además, también debemos determinar si usaremos la zona de trabajo abierta, o una zona privada, y si queremos instalarnos por horas o con contratos más permanentes para tener acceso al área requerida.
  • Conocer y darse a conocer. Una vez escogido el espacio adecuado y las condiciones bajo las cuales lo usaremos, el espíritu mismo del concepto “coworking” nos interpela a la socialización. Es importante dedicar un tiempo a presentarse en los momentos y espacios adecuados, como por ejemplo en las áreas comunes. Así, tendremos la oportunidad de conocer al resto de coworkers y dar a conocer nuestra profesión.
  • Encontrar el equilibrio entre la profesionalidad y la socialización. Si bien resulta conveniente mantener contacto con los demás coworkers, compartir ideas y procurar la cooperación, se debe evitar caer en errores como la invasión del espacio y tiempo de los otros, ya que no solo afectará a nuestra productividad, sino también a la del resto.
  • Establecer una agenda. El objetivo de escoger un espacio coworking, aparte de la procura de colaboraciones y alianzas, es desarrollar nuestra actividad comercial o profesión en un espacio y con las condiciones adecuadas, por lo que siempre será conveniente tener nuestra agenda de actividades para optimizar así el uso del tiempo y alcanzar nuestros objetivos.
  • Formar una comunidad. Los espacios coworking en general tienen su base de datos con información de contacto de los coworkers. En este sentido, desde el punto de vista personal, también es recomendable intercambiar datos de contacto e incluso seguir en redes sociales a otros coworkers. Esto no solo nos ayudará a conocerlos y darnos a conocer, sino que también fortalecerá el concepto comunitario.
  • No limitarse a un espacio. Puede ser que en ocasiones queramos trabajar tranquilamente en una zona de trabajo abierta, y otras veces quizá necesitemos más concentración y busquemos la tranquilidad de la zona privada. También habrá ocasiones en que precisemos reunirnos con clientes o incluso trabajar en conjunto con otros coworkers, por lo que una sala de reuniones sería el espacio adecuado. Podemos así aprovechar la flexibilidad y diversidad de opciones que nos brinda un espacio coworking, y atrevernos a hacer uso del lugar adecuado en cada caso.
  • Generosidad y cooperación. En estos espacios conoceremos a muchas personas, algunos con años de experiencia en sus respectivas áreas y con una amplitud de conocimientos y talentos e incluso otros profesionales empezando su actividad. Esta situación nos da la oportunidad de compartir nuestros conocimientos, por lo que no hay que desaprovechar la oportunidad de ayudar. Posiblemente esa persona en algún momento pueda apoyarnos, lo que nos hará formar parte de una comunidad que crezca en conjunto.

En conclusión, un espacio coworking brinda una gran oportunidad a los profesionales independientes o emprendedores que desean iniciar sus actividades sin tener que invertir ni comprometerse con un espacio físico propio, y además tiene las ventajas de dar acceso a una comunidad de profesionales y especialistas en la cual se puede llegar a concretar acuerdos y colaboraciones que fomenten el crecimiento de nuestra actividad.

Redacción

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