Control horario: qué es, ventajas y cómo llevarlo a cabo

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
control-horario

Con el paso del tiempo y en base a la experiencia, las empresas han modificado  y adaptado sus sistemas de trabajo a los cambios que se han producido en la sociedad y la cultura laboral. Estas transformaciones obedecen en gran parte a los múltiples y sustanciales avances científicos y tecnológicos que ha experimentado la humanidad en las últimas décadas. Y en otra parte, también a los eventos mundiales que han obligado a las empresas a adaptar tanto sus estructuras organizativas como sus métodos y procedimientos para poder crecer.

Ahora bien, aunque los avances de la tecnología han influido tanto en la producción como en la comercialización de bienes y servicios, el elemento más valioso de cualquier empresa sigue siendo el talento humano: las personas que imaginan, proyectan, crean y producen, aquellas que emplean su tiempo para cumplir sus funciones y transforman ese tiempo en productos y beneficios para la empresa.

Con el paso de los años, el tiempo también se ha convertido en capital para las empresas, ya que se utiliza como un parámetro que permite establecer unos objetivos. Por ello, se concibe como un elemento de tanta importancia que ha generado revoluciones a lo largo de la historia, como las luchas que se emprendieron en la década de 1850 por la reivindicación de la jornada laboral de 8 horas en respuesta a las excesivamente largas jornadas de trabajo en la era de la revolución industrial. 

Por suerte, en casi todo el mundo la jornada de trabajo se encuentra regulada legalmente, por lo que las empresas deben tomar una serie de medidas para llevar a cabo un control horario que les permita registrar diariamente la jornada laboral de sus empleados. 

¿Qué es el control horario?

En términos generales, es cualquier sistema implementado por las empresas para llevar a cabo un registro de las jornada laboral de cada trabajador, contabilizando su asistencia y las horas que ha trabajado en ese tiempo. Así, es necesario controlar las horas de entrada y salida del lugar de trabajo según el acuerdo laboral y las horas comprendidas entre estos momentos así como las denominadas horas extraordinarias que exceden lo acordado, por lo que el control horario es mucho más que un simple registro de asistencia. 

Lo cierto es que, el control horario no siempre ha sido visto con buenos ojos, especialmente por los trabajadores, por considerarlo coercitivo y limitante. Sin embargo, además de ser un imperativo legal, existen opiniones que defienden el control horario como una forma de evitar abusos por la imposición de jornadas laborales excesivas, de aprovechar los beneficios inherentes al cumplimiento de horas extraordinarias, y de mantener un registro que permite al empleador conocer cuántas horas de trabajo se requieren para un objetivo de producción determinado y tomar decisiones consecuentes con ese análisis.

que-es-control-horario

Sistemas de control horario

Al igual que la mayoría de prácticas laborales, el control horario ha sufrido cambios a lo largo del tiempo, pasando por etapas de “modernización” en las que se ha pasado de controles manuales en papel al control a través de diversos softwares y aplicaciones como las que veremos a continuación. Así, se prescinde de tener que asignar a una persona determinada o incluso a los propios trabajadores, la función de observar y anotar sus horas de entrada y salida.

Algunos de los sistemas o mecanismos empleados hoy en día para el control horario son:

  • Plantillas en papel: si bien pueden considerarse poco prácticas, la realidad es que, por ejemplo, en una oficina administrativa, como un estudio jurídico con 2 empleados, podría ser una forma eficaz de llevarlo a cabo. En un contexto más amplio, estas plantillas como sistema de control horario resultan primitivas, más aún si la cantidad de trabajadores es significativa, pudiendo incluso llevar a errores en el manejo de los datos, por lo que actualmente ya casi ninguna empresa las emplea.
  • Máquinas de fichaje: son equipos físicos instalados en los lugares de trabajo desde hace ya bastante tiempo. Podemos encontrar desde instrumentos de troquelado en los que se introducen tarjetas para marcar la hora de entrada y salida hasta lectores de huella digital, pasando por sistemas de introducción del pin de cada trabajador. El problema con este método es, además del coste que representa la instalación y mantenimiento de los mismos, la poca flexibilidad que ofrecen, ya que se encuentran instalados en un lugar determinado y no se pueden usar en los casos de teletrabajo. Por eso, este método se encuentra en desuso.
  • Punto de control horario: se trata de un lugar en la empresa donde se instala un dispositivo informático similar a una tablet, en la cual cada trabajador puede registrar sus entradas y salidas con la introducción de un código personal. Este sistema, si bien resuelve el tema del costo por instalación de equipos al no implicar ninguna instalación, también presenta la desventaja de la poca flexibilidad, pues se suele encontrar en un lugar específico del que no se puede trasladar.
  • Lector biométrico: registra la entrada y salida de cada trabajador a través de su huella dactilar, el iris, la pupila, el rostro, etc. Para ello, aplica sistemas de Inteligencia Artificial que permiten verificar la identidad. Aunque son más avanzados, también son sistemas que requieren altos controles de seguridad y una gran inversión inicial. Por otra parte, mantienen las mismas limitaciones que los anteriores, ya que solo pueden ser usados en la sede física donde están instalados.
  • Softwares y aplicaciones de control horario: representan los sistemas más avanzados en materia informática y digital. Se trata de soluciones informáticas que permiten automatizar el proceso de control horario, siendo accesibles desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, móvil o tablet. De esta manera, permiten el control horario desde cualquier lugar, eliminando las limitaciones de espacio y haciéndolos aptos para el teletrabajo. Además ofrecen funcionalidades avanzadas como alertas sobre retrasos, informes diarios por trabajadores o por áreas, e permiten incluir comentarios en caso que haya alguna diferencia en el horario correspondiente. Así, se facilitan en gran medida las actividades del departamento de recursos humanos. Los softwares y aplicaciones de control horario también se pueden conectar con otros sistemas de la empresa, y al estar alojados en la nube, permiten el acceso a los datos desde cualquier dispositivo con Internet.

Ventajas del control horario por aplicaciones

Como se ha mencionado, el control horario tiene adeptos y detractores, pero la realidad es que, al ser un imperativo legal, implementar un buen sistema de control horario automatizado a través de aplicaciones, sólo ofrecerá ventajas tanto para los empleados como para la empresa. Entre ellos se pueden mencionar:

  • Eliminación de inversión en equipos: esta sería la principal ventaja de las aplicaciones de control horario, ya que, como decíamos antes, al funcionar completamente a través de Internet, no requieren la instalación de equipos.
  • Multidispositivo y control en tiempo real: una de las prestaciones principales de estas aplicaciones es que se pueden usar en cualquier dispositivo para controlar el horario de los trabajadores en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren. Además, permite la integración con otras herramientas, como por ejemplo, el programa de nóminas de la empresa.
  • Reducción y control del absentismo laboral: al ofrecer datos claros, permite a la empresa programar estrategias para optimizar la distribución de actividades y horarios laborales en beneficio tanto del empleador como de los propios trabajadores.
  • Incremento de la productividad: al suministrar, los datos exactos de las horas de entrada y salida correspondientes, se configura como una herramienta de planificación de los tiempos, la organización de los objetivos laborales dentro del horario correspondiente, e incluso, en el caso de la empresa como una forma mantener al día el cálculo de la cantidad de horas de trabajo que se requieren para los objetivos de producción.
  • Automatización en el manejo de datos: hoy en día esto representa una ventaja fundamental, ya que ofrece la posibilidad de obtener informes cuando se requieran, reduciendo al máximo los márgenes de errores en el manejo de datos, y permitiendo efectuar la reestructuración de las estrategias si se requiere.
  • Valoración positiva de la relación laboral, al mantener datos claros y precisos, le ofrece al trabajador una situación de confianza, en la que sabe que su cumplimiento de horarios y el tiempo extraordinario que dedique quedará completamente registrado..

En conclusión, para cualquier empresa, un buen sistema de control horario, preferiblemente a través de softwares y aplicaciones, le garantizará un manejo adecuado de los datos y, especialmente, le permitirá mantenerse al día, cumpliendo los requerimientos de la legislación laboral en esta materia.

Redacción

Redacción

Nuestro equipo de redacción está compuesto por profesionales expertos en la materia.

Comentemos amistosamente

Apúntate a nuestra Newsletter

Te prometemos que sólo te contactaremos para temas relacionados con nuestro blog.